* در Excel اگر در ستونی چیزی را تایپ کنید و بعد بخواهید که پهنای ستون را برابر با آن متن تایپ شده در بیاورید، باید به بالای ستون مربوطه رفته و نشانگر ماوس را بین دو ستون (منظور جایی است که اسامی ستون ها مثل A وB نوشته شده است) ببرید، تا علامت آن عوض شود. حالا دابل کلیک کنید. بلافاصله ستون تغییر پهنا می دهد. این نکته در مورد تمام نرم افزارهای دیگر آفیس (از جملهWord) نیز صدق می کند.
* در اکسل، اگر به یک سلول، فرمت های مختلفی اعمال کنید (رنگ نوشته، رنگ سلول، سایز و نوع فونت و ...) و بخواهید این فرمت ها را عیناً به سلول یا سلول های دیگر نیز اعمال کنید، راه ساده اش این است که از قابلیت "فرمت پینتر" (Format paintar/شکلبندی نقاش) استفاده کنید.
علامت آن مثل یک جارو است:
سپس اول روی سلول مبداء کلیک کنید، بعد روی علامت جارو در نوار ابزار کلیک کنید، و بعد روی سلول مقصد کلیک کنید؛ به همین راحتی.
* دراکسل، اگر صفحه کار شما خیلی بزرگ است و شما نمی توانید همه آن را در یک جا ببینید، و یا اینکه شاید بخواهید یک قسمت از صفحه، با جابجا شدن در صفحه ثابت بماند، تا بدانید اطلاعات زیرین مربوط به کدام ستون و کدام مطلب است، راه حل آن، انجماد چارچوب است که در اصطلاح Freeze Panes نامیده می شود.
در این روش، روی یک سلول کلیک کنید، بعد از منوی Window گزینه Freeze panes را انتخاب کنید. در این حالت، دو خط در سمت چپ و بالای سلول انتخابی ایجاد می شوند که صفحه شما را به چهار قسمت تقسیم می کنند (البته غیر مساوی ). برای تقسیم صفحه به چهار قسمت مساوی، باید اولین سلول ردیف اول (یعنی سلول A1 ) را انتخاب کنید و بعد هم باقی ماجرا...
ضمناً گزینه Spilt در همان منوی Window کار Freeze را انجام می دهد. با این تفاوت که همه قسمت ها می توانند جداگانه اسکرول (بالا و پایان) شوند.
* با هزار زحمت یک فایل ایجاد می کنید و حالا باید از آن محافظت کنید. اما از چه؟ خب، معلوم است، از چشم های کنجکاو و احیاناً تغییرات عمدی در فایل.
اما چه کنیم؟ راهش این است که از خود اکسل کمک بخواهیم. برای این کار اگر تا به حال فایل خود را ذخیره نکرده اید، فایل مذکور را ذخیره کنید. اما قبل از اینکه نامی برای فایل بدهید و اینتر را بزنید، بهتر است که در پنجره باز شده، در قسمت Too1s، گزینه Genera1 Options را انتخاب کنید.
در کادر باز شده، دو فیلد خالی وجود دارد. در فیلد بالا، رمز باز کردن را وارد کنید (اگر کسی این رمز را نداشته باشد، نمی تواند آن فایل را باز کند). اما در کادر دوم می توانید رمز تغییر را وارد کنید. در این حالت یعنی همه بتوانند از فایل استفاده کنند، اما اجازه تغییر در فایل را نداشته باشند.
ضمن اینکه با تعیین یک یا هر دو رمز، می توان امیدوار بود که زحمت شما به صورت محافظت شده قرار گرفته و اگر هم به دست دیگران برسد، دیگر امکان دخل و تصرف در آن وجود ندارد.
مدتی بود که در دفتری در دانشگاه، کار دانشجویی انجام می دادم. یک بار مجبور شدم که برای انجام پروژه ای، برای پرونده های چهار سال متوالی یک سری از پرسنل و برای هر 12ماه هر سال، نموداری تهیه کنیم. از آنجا که بعد از تهیه نمودار، باید تغییراتی مثل اندازه فونت ها، رنگ پس زمینه، زاویه نوشته ها و ... را در هر نمودار اعمال می کردیم، این کار بسیار وقت گیر بود در ضمن انجام کارهای تکراری، هرگز عاری از خطا و اشتباه نخواهد بود. خب، چه باید می کردم؟ راه حل من استفاده از ماکروها بود. ماکروها به ما اجازه می دهند که کارهای تکراری را با یک کلید ساده انجام دهیم. برای این کار باید ابتدا تمام کارهایی را که باید انجام دهیم کاملاً در نظر داشته باشیم. بعد باید شروع به ضبط ماکرو کنیم.
برای این کار، در نرم افزار اکسل، از منوی Too1s گزینه Macro و سپس Record New macro را انتخاب می کنیم. در کادر بالا، ابتدا نامی برای ماکرو در نظر می گیریم و سپس مشخص می کنیم که این ماکرو در کجا ذخیره شود. یعنی فقط در این فایل قابل اجرا باشد (This workbook) و یا در تمامی فایل های دیگر نیز بتوان از آن استفاده کرد (Persona1 Macro).

سپس در قسمت تعیین کلید میانبر، دقت کنید که از چه حرفی استفاده می کنید (حرف فارسی یا انگلیسی). در ضمن دقت کنید که کلید میانبر شما ترکیبی کاملاً جدید باشد و با کلیدهای میانبر در اکسل یکی نباشد، چون در این مورد، اکسل هیچ پیام هشداری نمی دهد.
حال با کلیک روی Ok، مراحل ضبط آغاز می شود. البته در زمینه انجام اعمالی که قصد ضبط کردن آنها را در قالب یک ماکرو دارید، نگران و دستپاچه نباشید، زیرا زمان ضبط نمی شود. یعنی فکر نکنید که اگر ضبط ماکروی شما خیلی طول بکشد (برای انتخاب فرامین خیلی با صبر و حوصله و فکورانه عمل کنید)، حتماً ماکروی حجیمی خواهید داشت؛ نه این طور نیست.
ضمن اینکه در ضبط ماکرو، فقط کلیک ماوس مد نظر است. یعنی هر کاری که شما با ماوس انجام دهید، در برنامه ضبط می شود و نه اعمالی که از طریق صفحه کلیک انجام می شود. مثلاً من در نمودارهایی که شرح آن را دادم، بعد از شروع ضبط ماکرو، شروع کردم به انجام تغییرات در نمودارم. یعنی هر کاری که قرار بود در مورد تمام نمودارها انجام شود را در ماکرو ضبط کردم. سپس بعد از اتمام کار، بر روی گزینه Stop Recording (دکمه مربع در نوار ابزار باز شده) کلیک کردم و تمام.
ماکرو آماده اجرا شد و سبب شد که حقیقتاً از انجام بسیاری از اعمال تکراری و دشوار، خلاص شوم.
اما برای اجرای یک ماکروی از قبل ساخته شده، می بایست روی قسمت بعدی که می خواهید در آن تغییرات را اعمال کنید قرار بگیرید (یعنی جایی که می خواهید کلیه اعمال و دستوراتی که به ترتیب در فایل ماکرو آنها را انجام داده اید، بر روی این قسمت ها اعمال شود / مثلاً نمودار بعدی).
سپس کلید میانبری را که برای ماکرو تعریف کردیم، فشار دهید (مثلاً Ctrl+ هر حرفی که وارد کرده اید. مثلاً: Ctrl+k). حال مشاهده می کنید که در این زمان، ماکرو اجرا شده و تمام تغییرات مورد نظر اعمال می شود؛ فوق العاده است نه!؟
برای مشاهده و بررسی لیست ماکرو ها، به منوی Tools و ماکرو و سپس ماکرو بروید.
توجه: در هنگام اجرای یک ماکرو، مثلاً روی یک نمودار، شرایط نمودار باید مطابق شرایطی باشد که در هنگام ضبط ماکرو بود. مثلاً اگر نمودار انتخاب شده بود، اینجا هم باید نمودار انتخاب و سپس ماکرو اجرا شود و ...
* اکسل دارای خاصیت محاسبه خودکار می باشد. یعنی هر لحظه، محاسبات را چک می کند و دوباره انجام می دهد. این خوب است، ولی اگر شما یک کاربرگ (Worksheet) بزرگ داشته باشید، این خاصیت زیاد جالب نخواهد بود، چون با هر بار کلیک در یک خانه و وارد کردن یک عدد، تمامی محاسبات دوباره محاسبه می شوند. خب، این کار خیلی وقت می برد و بعضی مواقع حسابی شما را کلافه می کند. اما به جای اینکه حرص بخورید و به اکسل بدوبیراه بگویید، این ترفند را انجام دهید:
از منوی Tools گزینه Option را انتخاب کنید، تا مهم ترین پنجره اکسل (پنجره تنظیمات) باز شود. در قسمت Calculation، گزینه اتوماتیک را غیرفعال کنید و در حالت دستی قرار دهید. با انجام این کار، از این پس محاسبات صرفاً در زمانی انجام خواهد شد، که شما دکمه F9 را فشار دهید.
* یک موضوع آزاردهنده در اکسل این است که خیلی ها مثل من، فایل هایشان را لزوماً در فولدر My Document نگهداری نمی کنند. یک دلیل اینکه اگر ویندوز صدمه ببیند و بخواهید که پارتیشن مربوط به ویندوز را فرمت کنید، خب ممکن فراموش کنید که فایل ها را از آنجا بردارید. برای همین بهتر است که فایل های خود را در یک درایو دیگر ذخیره کنید. اما در این وضعیت حتماً باید اکسل را هم در جریان قرار دهیم که برای باز کردن فایل ها، به پوشه قبلی سرکشی نکند. زیرا اینطوری مجبور خواهیم بود، کلی وقت برای Browse و پیدا کردن فایل هدر بدهیم.
خب، چه کنیم؟ برای این کار، منوی Tools و گزینه Option را انتخاب کرده و در قسمت General در پایین در قسمت Default file location، مسیر جدید را تایپ کنید (یا مثل من زرنگی کنید و در My computer محل فایل ها را پیدا کنید بعد آدرس را از نوار آدرس بالا کپی کنید و بعد هم paste). در ضمن می توان در این قسمت اسمی را که در مشخصات فایل ثبت می شود، تعیین کرد.
* یک نکته مهم در اکسل، بحث خاصیت ذخیره خودکار است. یعنی بنا به تنظیم شما، اکسل (یا هر برنامه دیگر مجموعه آفیس)، می تواند در مدت زمان های مشخصی، اقدام به ذخیره فایل کند. در این صورت دیگر نگران این نخواهید بود که ای وای، ناگهان برق قطع شد و من فراموش کردم، فایل را ذخیره کنم. چون همواره قبل از قطع برق، فایل شما ذخیره شده است.
برای این کار، کافی است که وارد برنامه اکسل شوید (البته بعد از وصل شدن برق!) و در این حالت خود اکسل قسمت Recovery را برای شما باز می کند، که در آن نوشته شده (قید شده)، که آخرین باری که فایل یا فایل هایی که همزمان در حال کار با آنها بودید، ذخیره شده و توسط اکسل موجود است.
حال باید ببینید که کدامیک داده های بیشتری را دارند. یعنی کدامیک مفیدتر هستند. برای این کار، باید هر یک از فایل های موجود را باز کنید و بعد ذخیره کنید. به یاد داشته باشید که اگر این خاصیت نبود، مجبور بودید که همه کار نیمه تمام خود را از اول شروع کنید.
ضمن اینکه توصیه می شود برای افزایش دادن به سرعت و زمان ذخیره سازی خودکار فایل، از منوی Tools وارد Option شوید و بعد هم در قسمت Save، بر اساس نیاز خود، میزان زمان بین ذخیره ها را تعیین کنید. ملاحظه می فرمائید که در اینجا، طبق تنظیمات پیش فرض، هر 10دقیقه یکبار به طور خودکار عملیات ذخیره سازی انجام می شود. حال بنا به ضرورت و نیاز، می توانید این زمان را فرضاً به هر 5 دقیقه و یا هر 1 دقیقه یکبار برسانید.
منبع: ماهنامه دانش و کامپیوتر، شماره ی 75